INFORMACJA O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE

1. Informacje ogól

a) Informacje o ochronie danych osobowych

MAN Energy Solutions przywiązuje dużą wagę do ochrony danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie w naszej firmie.

Przetwarzanie danych osobowych Kandydatów uzyskanych  w trakcie odwiedzania  Portalu Kariery  na naszej stronie internetowej odbywa się zgodnie z wymogami ustawowymi kraju, w którym znajduje się siedziba administratora danych osobowych. Ponadto wszystkie spółki grupy MAN Energy Solutions zobowiązały się do kompleksowej i jednolitej ochrony danych osobowych określonych w wiążących dla nich „Zasadach Grupy” (ang. Group Policy). Gwarantuje to ochronę danych osobowych przez grupę spółek MAN Energy Solutions na całym świecie na poziomie porównywalnym do standardów Unii Europejskiej.

b) Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie w naszej firmie w rozumieniu prawa o ochronie danych osobowych jest MAN Energy Solutions SE Germany lub spółka działająca w ramach Man Energy Solutions Group („MAN ES”), do której aplikujesz.

W przypadku pytań ogólnych dotyczących ochrony danych osobowych lub korzystania z przysługujących Kandydatowi praw prosimy o kontakt z Group Data Protection pod adresem  dataprotection@man-es.com.

2. Zbieranie i przetwarzanie danych osobowych

a) Źródła danych i dane osobowe, które zbieramy

Dane osobowe Kandydata pozyskiwane są zwykle od niego w ramach procesu rekrutacji (formularze aplikacyjne, CV, rozmowy kwalifikacyjne…). Ponadto MAN ES może pozyskiwać takie dane od osób trzecich takich jak agencje rekrutacyjne, referencje pochodzące od poprzednich pracodawców lub z platform społecznościowych takich jak LinkedIn.

Możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane kontaktowe (imię, nazwisko, adres e-mailowy, numer telefonu, adres…)
• CV (informacje szczegółowe dotyczące kwalifikacji, umiejętności, doświadczenia i przebiegu zatrudnienia Kandydata)
• obywatelstwo i zezwolenie na pracę w kraju, w którym Kandydat ubiega się o zatrudnienie
• w stosownych przypadkach zdjęcie Kandydata
• w stosownych przypadkach informacje dotyczące prawa jazdy
• w stosownych przypadkach i gdzie zezwala na to prawo, informacje dotyczące charakteru              i zachowania Kandydata (test osobowości)
• w stosownych przypadkach i gdzie zezwala na to prawo, informacje o monitorowaniu równych szans

Jeżeli złożymy ofertę ostateczną, możemy również przetwarzać następujące dane:

• informacje o rachunku bankowym
• dane do kontaktu w wypadkach nagłych
• w stosownych przypadkach i gdzie zezwala na to prawo, informacje dotyczące zdrowia (badania lekarskie)

b) Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe Kandydata przetwarzane są przez MAN ES w celu oceny, czy nadaje się on na stanowisko, o które się ubiega, oraz w celu rozwijania i doskonalenia procesu rekrutacji przeprowadzanego przez spółkę. Dane osobowe Kandydata związane z ubieganiem się o zatrudnienie wykorzystywane będą przez nas jedynie w procesie wyboru na dane stanowisko lub w przypadku oferowania innych możliwości zatrudnienia, jeżeli Kandydat udzielił na to wyraźnej zgody.

Podstawą prawną  do przetwarzania danych osobowych jest realizacja umowy lub podjęcie kroków na żądanie Kandydata przed zawarciem umowy. W niektórych przypadkach administrator danych może również może powołać się na swój prawnie uzasadniony interes lub zgodę Kandydata na konkretne postępowanie w trakcie procesu rekrutacji.

c) Weryfikacja wszystkich przyszłych pracowników

W ramach procesu rekrutacji MAN ES dokonuje sprawdzenia przeszłości Kandydatów aby optymalnie spełniać standardy najwyższej zgodności i integralności w swojej działalności biznesowej.

MAN ES musi upewnić się, że przyszły personel będzie wypełniał swoje zadania zgodnie z wysokimi normami etycznymi i gwarantował przestrzeganie zasad ładu korporacyjnego by minimalizować ewentualne szkody bądź straty poniesione przez spółkę z powodu niestosowania się do wymogów prawa oraz przeciwdziałać narażaniu reputacji spółki na szwank.

Przetwarzanie danych osobowych Kandydata jest konieczne w celu nawiązania z nim stosunku pracy. MAN ES ma prawnie uzasadniony interes aby zatrudniać osoby, które są uczciwe i działają na podstawie obowiązującego prawa. Gwarancją tego jest sprawdzenie prawdziwości informacji przedstawianych przez Kandydata przed zaproponowaniem mu zawarcia umowy o pracę.

Weryfikacja Kandydata obejmuje jego dane osobowe (nazwisko, imię, data urodzenia, adres), okazanie oryginału dowodu osobistego lub porównywalnego dokumentu potwierdzającego tożsamość Kandydata oraz przedstawienie  oryginałów świadectw (świadectwo potwierdzające wykształcenie na najwyższym poziomie lub, w wyjątkowych sytuacjach, uwierzytelnionego odpisu w formie papierowej).

Sprawdzamy także, czy Kandydat pracował już dla MAN ES oraz - jedynie w odniesieniu do takiej sytuacji oraz z zachowaniem postanowień przepisów o ochronie danych osobowych -  czy w okresie zatrudnienia dopuścił się rażącego naruszenia przepisów prawnych i urzędowych bądź regulaminu Grupy. W tym celu  dane osobowe Kandydata są wyszukiwane w prowadzonych za ostatnie trzy lata przez spółkę aktach osobowych pracowników figurujących w systemie ewidencjonowania nieprawidłowości (obejmującym jedynie MAN ES) oraz w bazie bezpieczeństwa Group Security.

Weryfikacja następuje również w oparciu o ogólnie dostępną listę sankcji finansowych określoną               w obowiązującej wersji Rozporządzenia Rady (WE) nr 881/2002. Dodatkowo przeprowadza się badanie pod kątem zgodności z bazą danych SAM w celu stwierdzenia czy Kandydat był w jakikolwiek sposób powiązany z tak zwanymi „faktami wymagającymi zgłoszenia”.

Baza danych SAM prowadzona przez władze Stanów Zjednoczonych zawiera nazwiska osób, którym jedynie wolno pracować dla MAN ES, jeżeli spełnione zostały określone kryteria.

Weryfikacja Kandydatów przeprowadzana jest przez właściwy Dział HR, a także w razie konieczności przez Group Security. Jedynie wąskie grono osób w spółce jest uprawnione do dostępu do danych osobowych Kandydatów i gwarantuje przestrzeganie zachowania wspomnianego poniżej okresu, po upływie którego dane osobowe zostają usunięte z bazy danych.

W przypadku stwierdzenia nietypowych faktów w trakcie sprawdzania przeszłości Kandydata, uzyskane wyniki są omawiane na posiedzeniu komisji, w skład której wchodzi przedstawiciel działu HR ds. przestrzegania przepisów, kierownik właściwego działu HR, kierownik działu rekrutacji oraz  przedstawiciel rady zakładowej (w stosownych przypadkach) Wyniki dyskusji są dokumentowane            i wpisywane do akt osobowych.

W przypadku nowych pracowników wszystkie uzyskane informacje, które dotyczą sprawdzania ich przeszłości, zostają ujęte w aktach osobowych prowadzonych z zachowaniem okresów przechowywania dla odpowiednich dokumentów i danych  dotyczących personelu. Dane osobowe nie będą przetwarzane w żadnym innym celu.

Wszystkie  uzyskane informacje dotyczące sprawdzenia przeszłości Kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, będą usuwane po sześciu miesiącach.

Aby zawrzeć umowę należy podać dane osobowe.

d) Przechowywanie i usuwanie danych osobowych

W przypadku, gdy Kandydat nie zostanie zatrudniony, jego dane osobowe będą usunięte po zakończenia procesu  rekrutacji. W przypadku zatrudnienia Kandydata, dane dotyczące jego rekrutacji zostaną przeniesione do jego akt osobowych i usunięte z nich po zakończeniu umowy o pracę.  Wszystkie okresy przechowywania danych podlegają ustawodawstwu krajów, w których Kandydat ubiega się o pracę. W celu uzyskania dalszych informacji proszę kontaktować się z działem HR.

4. Prawa Kandydata

Oprócz prawa do otrzymania informacji o danych dotyczących Kandydata ma on prawo zażądania, by jego dane osobowe zostały skorygowane, a także usunięte lub zablokowane. Kandydat ma także prawo do wyrażenia niezgody na przetwarzanie danych osobowych, o ile nie zakazują tego przepisy ustawowe. Kandydatowi przysługuje również prawo do przenośności danych osobowych.

Jeżeli uzyskamy dane osobowe Kandydata i będziemy je przetwarzać  w  oparciu o udzieloną przez niego zgodę, Kandydat będzie miał prawo cofnąć  zgodę, której udzielił. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, które miało miejsce w oparciu o zgodę Kandydata do chwili jej cofnięcia.

Aby cofnąć zgodę lub skorzystać z praw dotyczących danych osobowych Kandydat powinien kontaktować się z osobą z działu HR ds. kontaktów wskazaną w ogłoszeniu o pracę, na które odpowiedział,  lub/i z działem Data Protection.

Informujemy, że udział procesie rekrutacji prowadzonej przez MAN Energy Solutions nie jest możliwy bez przetwarzania danych osobowych Kandydata.

W przypadku skarg Kandydat może skontaktować się z osobą nadzorującą ochronę danych osobowych.

5. Zastrzeżenia

MAN Energy Solutions może w dowolnym czasie dokonywać aktualizacji niniejszej “Informacji o ochronie danych osobowych” pod warunkiem przestrzegania przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych. Najnowsza wersja dokumentu znajduje się na naszej stronie internetowej lub można ją uzyskać kontaktując się z Działem HR spółki, o zatrudnienie w której ubiega się Kandydat lub z działem Data Protection.

Niniejsza „Informacja o ochronie danych osobowych” zawiera informacje ogólne dla wszystkich osób na całym świecie ubiegających się o zatrudnienie w naszej firmie, jednakże przepisy dotyczące ochrony danych osobowych mogą być różne w różnych krajach. Jeżeli w czasie ubiegania się o zatrudnienie,  Kandydat otrzyma od miejscowego działu HR inną wersję “Informacji o ochronie danych osobowych dla osób ubiegających się o zatrudnienie”, to wersja dokumentu sporządzona przez spółkę, do której Kandydat aplikuje, będzie nadrzędna w stosunku do niniejszej wersji.