Datenschutzhinweise für das Job Portal
der MAN Energy Solutions

1. Allgemeine Informationen

a) Informationen zum Datenschutz

Der Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist MAN Energy Solutions ein wichtiges Anliegen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die im Rahmen des Besuchs unserer Karriere-Website erhoben werden, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat. Darüber hinaus haben sich alle Gesellschaften der MAN Energy Solutions Gruppe in einer verbindlichen Konzernrichtlinie zum umfassenden und einheitlichen Schutz personenbezogener Daten verpflichtet. Damit ist gewährleistet, dass das Schutzniveau der MAN Energy Solutions Gruppe weltweit mit den Standards der Europäischen Union vergleichbar ist.

Diese Datenschutzhinweise für Bewerber stellen allgemeine Informationen dar. Für die länderspezifischen Datenschutzhinweise des Unternehmens der  MAN Energy Solutions Gruppe, bei dem Sie sich bewerben, verweisen wir auf unsere Karriereseite und/oder auf das jeweilige Job Portal.

b) Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für Ihre Daten im Sinne des Datenschutzrechts ist: MAN Energy Solutions SE Deutschland oder das Unternehmen der MAN Energy Solutions Gruppe ("MAN ES"), bei dem Sie sich bewerben.

Bei allgemeinen Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: dataprotection@man-es.com

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

a) Datenquellen und personenbezogene Daten, die wir erheben

Ihre personenbezogenen Daten werden in der Regel direkt von Ihnen im Rahmen des Einstellungsverfahrens (Bewerbungsformulare, Lebensläufe, Vorstellungsgespräche...) erhoben. Darüber hinaus kann MAN ES Daten von Dritten wie Personalagenturen, Referenzen ehemaliger Arbeitgeber oder sozialen Plattformen wie LinkedIn erhalten.

Wir können die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

• Kontaktdaten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse...)
• Lebenslauf (Angaben zu Ihren Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrungen und Ihrem beruflichen Werdegang...)
• Nationalität und Anspruch auf Arbeit in dem Land, in dem Sie sich bewerben
• Ggf. Kandidatenbild
• Ggf. Führerscheininformationen
• Falls zutreffend und gesetzlich zulässig, Informationen über Charakter oder Verhalten (Persönlichkeitstest)
• Falls anwendbar und gesetzlich zulässig, Informationen zur Überwachung der Chancengleichheit
• Falls zutreffend und gesetzlich zulässig, Informationen aus Strafregisterprüfungen

Wenn wir ein endgültiges Angebot abgeben, können wir auch Folgendes verarbeiten:

• Bankkontoinformationen
• Kontaktdaten für Notfälle
• Falls zutreffend und gesetzlich zulässig, Gesundheitsinformationen (ärztliche Untersuchung)

b) Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten durch MAN ES ist es, Ihre Eignung für eine Stelle, auf die Sie sich beworben haben, zu beurteilen und uns bei der Entwicklung und Verbesserung unseres Rekrutierungsprozesses zu unterstützen. Wir verwenden Ihre Bewerbungsdaten ausschließlich für das Auswahlverfahren für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, oder andere Stellenangebote, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrags oder die Durchführung von Maßnahmen auf Ihren Wunsch vor Abschluss eines Vertrags. In einigen Fällen kann sich der Datenverantwortliche auch auf sein berechtigtes Interesse oder Ihre Zustimmung für bestimmte Prozesse während des Einstellungsverfahrens verlassen.

c) Pre-Employment Screening für alle Neueinstellungen

MAN ES führt im Rahmen des Rekrutierungsprozesses Hintergrundprüfungen durch, um in seiner Geschäftstätigkeit die höchstmöglichen Compliance- und Integritätsstandards zu erfüllen. MAN ES muss sicherstellen, dass potenzielle Mitarbeiter ihre Aufgaben nach hohen ethischen Standards erfüllen und die Einhaltung der Unternehmensgrundsätze gewährleisten, um rechtliche Risiken zu minimieren und Reputationsschäden im Unternehmen zu vermeiden.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zum Zwecke der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich. MAN ES hat ein berechtigtes Interesse daran, integre Kandidaten einzustellen und auf der Grundlage des geltenden Rechts zu handeln. Dies wird sichergestellt, indem die Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, überprüft werden, bevor Ihnen ein Arbeitsvertrag angeboten wird.

Das Pre-Employment-Screening umfasst die Überprüfung Ihrer persönlichen Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse), die Vorlage Ihres Originalausweises oder eines vergleichbaren Dokuments, das Ihre Identität belegt, und die Vorlage Ihrer Originalzertifikate (Bescheinigung über das höchste Bildungsniveau oder ausnahmsweise eine amtlich beglaubigte Kopie in Papierform).

Zudem wird geprüft, ob Sie bereits für MAN ES tätig waren und - beschränkt auf diesen Fall und unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen - ob Sie während der Beschäftigungszeit schwerwiegende Verstöße gegen gesetzliche und behördliche Vorschriften oder Konzernvorschriften begangen haben. Dazu werden personenbezogene Daten in der bestehenden Personalakte der letzten drei Jahre, im Hinweisgebersystem (beschränkt auf MAN ES) und in der Sicherheitsdatenbank von Group Security abgerufen.

Ein Vergleich erfolgt auch mit einer öffentlich zugänglichen Finanzsanktionsliste nach dem gültigen EU-Beschluss Nr. 881/2002. Zusätzlich wird ein Abgleich mit der SAM-Datenbank durchgeführt, um eine etwaige Beteiligung an sogenannten meldefähigen Tatsachen zu identifizieren.

Die SAM-Datenbank der US-Behörden enthält die Namen von Personen, die nur unter bestimmten Kriterien als Mitarbeiter für MAN ES arbeiten dürfen.

Das Pre-Employment Screening für alle Neueinstellungen wird von jeder zuständigen Personalabteilung und bei Bedarf auch von Group Security durchgeführt. Nur ein eingeschränkter Personenkreis ist intern berechtigt, auf Ihre Daten zuzugreifen unter Einhaltung der gesetzlichen Löschfrist.

Bei ungewöhnlichen Befunden bei der Hintergrundprüfung werden die Ergebnisse in einem Gremium diskutiert, dem ein Vertreter von HR Compliance, der Manager in der zuständigen Personalabteilung, der Manager in der Recruiting-Abteilung und ggf. der Betriebsrat angehören. Die Ergebnisse des Gesprächs werden dokumentiert und in die Personalakte eingetragen.

Bei Neueinstellungen werden alle im Zusammenhang mit der Hintergrundprüfung gesammelten Informationen in die Personalakte aufgenommen, wo sie gemäß den Aufbewahrungsfristen für relevante Personalakten und -daten aufbewahrt werden. Die Daten werden nicht für andere Zwecke verarbeitet.

Alle im Zusammenhang mit der Hintergrundüberprüfung gesammelten Informationenwerden nach sechs Monaten für alle nicht erfolgreichen externen Kandidaten gelöscht. Daten müssen für den Abschluss eines Vertrages zur Verfügung gestellt werden. 

d) Weitergabe von personenbezogenen Daten

In einigen Fällen geben wir Ihre personenbezogenen Daten an verbundene Unternehmen, Dienstleister oder andere externe Empfänger weiter. Die Übermittlung findet nur statt, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde.

e) Speicherung und Löschung personenbezogener Daten 

Falls Sie nicht eingestellt werden, werden Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Im Falle einer Einstellung werden die Daten der Bewerbung in Ihre persönliche Datei übertragen und nach Beendigung Ihres Arbeitsvertrages gelöscht. Alle Aufbewahrungsfristen unterliegen den nationalen Rechtsvorschriften des Landes, in dem Sie sich bewerben. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.

f) Kandidatensuche

Im Rahmen unserer Suche nach geeigneten Kandidaten recherchieren wir in Berufsplattformen und nutzen die dort von den potenziellen Kandidaten veröffentlichten personenbezogene Daten, um zu prüfen, ob die Person zu uns passt und um ggf. Kontakt aufzunehmen. Diese Daten werden nach Beendigung unseres Auswahlverfahrens gelöscht, es sei denn, es schließt sich ein Bewerbungsprozess an. Grundlage für die Recherche ist unser berechtigtes Interesse, Stellen mit geeigneten Personen zu besetzen. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht zu.

3. Informationen zur Nutzung des MAN ES Job Portals

a) Erfassung von allgemeinen Informationen

Wenn Sie auf das MAN Energy Solutions Job Portal zugreifen, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen beinhalten z.B. die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet Service Providers und ähnliches. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Zudem werden diese Daten ebenso beim Zugriff auf jede andere Webseite im Internet generiert. Es handelt sich hierbei also nicht um eine spezifische Funktion des MAN Energy Solutions Job Portals. Informationen dieser Art werden ausschließlich anonymisiert erhoben und von uns statistisch ausgewertet. Je besser wir Ihre Wünsche verstehen, desto schneller finden Sie die gewünschte Information auf unseren Internetseiten.

b) Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur erhoben, wenn Sie uns diese von sich aus, etwa im Rahmen der Registrierung, zur Verfügung stellen.

c) Sicherheit

Ihre Daten werden von MAN ES grundsätzlich durch technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen geschützt, um deren zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu verhindern. Unsere Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. die Datenverschlüsselung, werden entsprechend der technologischen Entwicklung regelmäßig verbessert.

d) Registrierung

Sie müssen keine personenbezogenen Daten eingeben, wenn Sie sich nur über offene Stellen informieren möchten.

Wenn Sie sich jedoch auf eine Stelle bewerben möchten, können Sie dies nur über unser MAN ES Job Portal tun. Um sich zu bewerben, müssen Sie sich zunächst registrieren, indem Sie ein Konto erstellen, für das Sie eine E-Mail-Adresse und ein Passwort angeben müssen. Die weiteren Pflichtfelder sind Ihr Vor- und Nachname, Ihre Telefonnummer und das Land, in dem Sie leben. Mit diesen Registrierungsdaten können Sie sich dann in unserem MAN ES Job Portal anmelden, sich auf Stellen bewerben, Ihre Bewerbungen verwalten oder E-Mail-Benachrichtigungen über neue Stellenangebote erhalten.

Nach Eingabe Ihrer Registrierungsdaten bestätigen Sie durch Ankreuzen eines Kästchens, dass Sie die für das Bewerbungsverfahren von MAN ES geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zur Kenntnis genommen haben. Sie können den Bewerbungsprozess nicht fortsetzen, ohne dies zu tun.

Nach der Registrierung haben Sie die Möglichkeit, unter "Mein Profil" weitere Daten über sich, wie z.B. Ihre Adresse, einzugeben. Dort können Sie auch Dokumente hochladen. Ein Lebenslauf ist für den Bewerbungsprozess obligatorisch. Alle im Jobportal MAN ES eingegebenen Daten sind, mit Ausnahme der mit "*" als Pflichtangaben gekennzeichneten Felder, freiwillig.

e) Bewerbungen

Nach der Registrierung und Anmeldung können Sie sich über die Funktion "Jobsuche" im MAN ES Jobportal auf einzelne Stellen bewerben. Dazu müssen Sie in der entsprechenden Stellenausschreibung auf den Button "Jetzt bewerben" klicken.

Bei der Bewerbung haben Sie die Möglichkeit weitere Informationen zu Ihrem Profil hinzuzufügen oder Ihre Daten zu ändern. Sie können z.B. weitere Dokumente hochladen.  Das Unternehmen, das die  Stelle ausschreibt, hat möglicherweise technische Fragen gestellt, die eine Antwort von Ihnen erfordern.

Wenn Sie sich auf eine Ausbildungsstelle bewerben, wollen wir noch Folgendes von Ihnen wissen:

„Schulart“, „Wie bist du auf die Stelle aufmerksam geworden?“, „Kennst du jemanden bei MAN?“, „MAN Praktikum absolviert?“.

Wenn Sie Ihre Bewerbung ausgefüllt haben und auf den Button "Jetzt bewerben" klicken, wird die Bewerbung an das Unternehmen der MAN ES Gruppe weitergeleitet, welches die Stelle ausgeschrieben hat. Ein Popup-Text und eine Nachricht an Ihre E-Mail-Adresse bestätigen, dass Ihre Bewerbung erfolgreich eingereicht wurde. Ihre aktiven Bewerbungen können Sie unter "Mein Profil/Bewerbungen" einsehen. Dort können Sie Ihre Bewerbungen auch zurückziehen.

f) Zweckbindung bei der Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten für das Job Portal

Sie können im Profil-Status festlegen, wer Ihre Bewerbung sehen darf:

1. Alle Recruiter im Unternehmen
2. Nur Recruiter, die Stellen betreuen, für die ich mich bewerbe

Wenn Sie 1. auswählen, können wir Ihre Bewerbungsdaten auch für andere geeignete Stellen bei MAN ES prüfen. Diese Funktion ist freiwillig und kann jederzeit geändert werden.

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, können auch Personalverantwortliche von MAN ES in Drittländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) Ihre Daten einsehen. In diesen Ländern kann es zu einem unzureichenden Datenschutzniveau gekommen sein, da die Europäische Kommission keinen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat und keine anderen geeigneten Garantien bestehen. Eine Übermittlung Ihrer Daten in solche Drittländer erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1(a) der Datenschutz-Grundverordnung und/oder auf Grundlage der Ausnahmeregelungen des Art. 49 Abs. 1 der Datenschutz-Grundverordnung, die mit aktivierter Funktion wirksam werden. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie die Option "Nur Recruiter, die für Stellen verantwortlich sind, auf die ich mich bewerbe" auswählen.

Ihre Daten können auch verbundenen Unternehmen der MAN ES Gruppe und externen Dienstleistern, die das MAN ES Job Portal und angeschlossene Recruiting-Systeme bereitstellen und betreiben, zugänglich sein. Mit diesen Unternehmen wurden Datenschutzverträge abgeschlossen, um ein hohes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

g) Speicherung und Löschung von Daten im MAN ES Job Portal

Bei der Speicherung und Löschung von Daten unterscheiden wir zwischen Ihrer(n) Bewerbung(en) und Ihrem Benutzerkonto. Da mehrere Bewerbungen einem Benutzerkonto zugeordnet werden können, wird/werden die Bewerbung(en) zunächst anonymisiert, bevor das komplette Benutzerkonto endgültig gelöscht werden kann, abhängig vom Bearbeitungsstatus und der definierten Zeitbegrenzung.

Bewerbungen werden nach 150 Tagen anonymisiert. Die Bewerber, für die alle Bewerbungen abgelehnt, zurückgezogen oder zur Löschung gekennzeichnet wurden, werden anonymisiert. Bewerbungen werden 150 Tage nach ihrer letzten Bearbeitung anonymisiert.

Ihr Benutzerkonto bleibt bestehen, solange mindestens eine Bewerbung den Status "in Bearbeitung" hat.

Wenn Sie sich für einen Zeitraum von 120 Tagen nicht in Ihrem Benutzerkonto anmelden, erhalten Sie eine automatische E-Mail-Benachrichtigung. Um Daten über inaktive Nutzer nicht unnötig zu speichern, werden wir Ihr Benutzerkonto dauerhaft und unwiederbringlich löschen, wenn Sie nicht innerhalb von weiteren 30 Tagen auf diese Benachrichtigung reagieren.

Im Übrigen löschen wir Ihr Benutzerkonto, wenn Sie dies durch Anklicken des Buttons "Profil löschen" (Mein Profil à Optionen à Einstellungen à Profil löschen) veranlassen. Bei der Löschung des Benutzerkontos werden alle Registrierungs- und Profildaten sowie alle hochgeladenen Dokumente gelöscht oder anonymisiert. Zu Beweiszwecken und zur Beantwortung von Beschwerden erfolgt eine endgültige und unwiederbringliche Löschung/Anonymisierung erst nach 150 Tagen. Während dieses Zeitraums ist Ihr Benutzerkonto gesperrt und kann weder von Mitarbeitern der Personalabteilung noch von Ihnen über das Bewerbungsportal abgerufen werden.

4. Ihre Rechte

Neben dem Recht, Auskunft über die Sie betreffenden Daten zu erhalten und Ihre Daten ändern zu lassen, haben Sie auch das Recht auf Löschung und Sperrung Ihrer Daten sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, sofern nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie haben auch ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erfassen und verarbeiten, haben Sie das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung zu widerrufen. Ihr Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf stattgefunden hat.

Um Ihre Einwilligung zu widerrufen oder Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Daten auszuüben, wenden Sie sich bitte an den in der Stellenausschreibung angegebenen Personalkontakt und/oder an den Datenschutz.

Bitte beachten Sie, dass die Teilnahme am Bewerbungsverfahren von MAN ES ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht möglich ist.

Im Falle von Beschwerden haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden.

5. Vorbehalt

MAN ES kann diese Datenschutzerklärung jederzeit vorbehaltlich des Datenschutzrechts aktualisieren. Sie finden die neueste Version auf unserer Website oder indem Sie sich an die Personalabteilung des Standorts wenden, an dem Sie sich bewerben, oder an die Datenschutzabteilung.

Diese Datenschutzerklärung enthält allgemeine Informationen für alle Bewerber weltweit, jedoch können die Datenschutzbestimmungen von Land zu Land unterschiedlich sein. Sofern Ihnen zum Zeitpunkt der Bewerbung vom lokalen HR-Team eine andere Version der "Datenschutzerklärung für Bewerber" zur Verfügung gestellt wird, hat die lokale Version Vorrang vor dieser Version.

Version: 5.2024